Donatie Aanvragen

De Stappen op een rij

1. Toets zelf uw project op onze criteria en voorwaarden. Ook onze jaarverslagen geven u een goed beeld van de projecten en de thema’s die wij steunen.

2. Het indienen van een aanvraag start met het invullen van een verzoek voor een quick scan.
U ontvangt na het invullen van de quickscan binnen vier werkdagen bericht of het zinvol is een volledige aanvraag in te dienen.

3. Het completeren van de aanvraag nà de quick scan.
Na een positieve beoordeling van de korte projectomschrijving (de ‘quick scan‘) ontvangt u inloggegevens waarmee u de aanvraag kunt completeren door het projectplan, de begroting met dekkingsplan, statuten, jaarrekening en kopie inschrijving KvK te uploaden. Daarnaast wordt u gevraagd uw bankgegevens in te voeren. Zonder bankgegevens geven wij u geen uitsluitsel over onze beslissing.

Besluiten over het afwijzen of toekennen van donaties tot 15.000 euro worden binnen 4 tot 6 weken genomen. Over bedragen boven de 15.000 euro neemt het College van Regenten eens per kwartaal een besluit.

4. Na afloop; verantwoording, evaluatie en uitbetaling.
Na afronding van uw project dient u een verzoek tot uitbetaling in. Via uw account is het evaluatieformulier benaderbaar. Volg de instructie en upload de financiële verantwoording. In de toekenningsbrief staan de specifieke voorwaarden waaraan u dient te voldoen. Onder de toekenning zijn als bijlage de algemene voorwaarden voor uitbetaling opgenomen.

Als blijkt dat uw project conform plan is uitgevoerd en de financiële verantwoording aan de voorwaarden voldoet, staat het bedrag binnen een maand op de door u opgegeven rekening. Daarna wordt het dossier gesloten.

Uw project kan in aanmerking komen voor een donatie van Stichting RCOAK als het gericht is op:

• het levensplezier en vergroten van het gevoel van zingeving bij ouderen (minimaal 65+) in Nederland;
• armoedebestrijding en basale ondersteuning van kwetsbare groepen van alle leeftijden in Amsterdam.

Het project dient te voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Er wordt door uzelf en/of andere subsidieverstrekkers/fondsen bijgedragen aan de financiering van het project en van de hoogte van kosten voor de inzet van externe fondsenwervers wordt melding gemaakt.
• Het project bevindt zich in de startfase, de uitvoering is nog niet gestart.
• Het gaat in beginsel om een éénmalige bijdrage*. Exploitatiekosten komen niet in aanmerking voor een donatie.

* Bij uitzondering verstrekken wij meerjarige donaties mits het project op langere termijn niet afhankelijk is van financiële bijdragen van charitatieve fondsen in het algemeen en Stichting RCOAK in het bijzonder.

Een project heeft een begin en een einde en wordt binnen afzienbare tijd uitgevoerd. Projecten met een innovatief karakter hebben de voorkeur. Ondersteuning van meerjarige projecten is mogelijk maar wordt als regel per jaar beoordeeld na ontvangst van een nieuwe aanvraag op basis van resultaten.

Uitsluitingscriteria
Een donatie wordt niet verstrekt als het project:

• tot de taak van de overheid of kerk kan worden gerekend;
• een politiek karakter heeft;
• commerciële (neven)doelen heeft;
• gericht is op wetenschappelijk onderzoek;
• als belangrijkste resultaat een publicatie of symposium/congres heeft;
• in strijd is met de christelijke levensbeschouwelijke beginselen.

Als uw project aan de voorwaarden voldoet en geen van de uitsluitingscriteria van toepassing is dan zien wij graag een aanvraag voor een quick scan tegemoet. Binnen vijf werkdagen laten wij u weten of het zinvol is een volledige aanvraag in te dienen.

Quick scan

U heeft op basis van onze quick scan van uw project een uitnodiging gekregen om uw donatie-aanvraag te completeren zodat deze in behandeling kan worden genomen.
Met de verstrekte link en bijbehorend wachtwoord kunt u op ieder gewenst moment terugkeren naar uw aanvraag om gevraagde bijlagen te uploaden en uw bankgegevens in te vullen.
De bijlagen bestaan uit:

1. een zo beknopt en kernachtig mogelijk geformuleerd projectplan inclusief kengetallen;
2. de projectbegroting met bijbehorend dekkingsplan;
3. een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel;
4. de meest recente jaarrekening;
5. statuten.

Mocht uw projectplan of de begroting bij ons vragen oproepen, dan bellen wij of sturen u een e-mail. Wij gaan ervan uit dat u op alle werkdagen goed bereikbaar bent op het opgegeven telefoonnummer en uw email regelmatig leest. Wij verwachten zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier werkdagen antwoord op onze vragen. Niet (tijdig) reageren op onze vragen kan reden zijn voor een afwijzing.

Besluiten over het afwijzen of toekennen van een donatie worden binnen 4 tot 6 weken genomen als het gaat om bedragen tot 15.000 euro. Over donaties boven de 15.000 euro neemt het College van Regenten eens per kwartaal een besluit.

Het komt regelmatig voor dat een projectplan of begroting met bijbehorend dekkingsplan tussentijds wijzigt. Wij worden op de hoogte gesteld van de wijzingen waarbij u de verschillen tussen de oorspronkelijke versie en gewijzigde versie op duidelijke wijze inzichtelijk maakt. Wij geven vervolgens binnen vier werkdagen aan of de nieuwe begroting leidt tot aanpassingen in de voorwaarden van de toekenning of intrekking van de toekenning.

Als het project is afgerond kunt u de toegekende donatie opvragen door

• het evaluatieformulier zo volledig mogelijk in te vullen zonder verwijzingen,
• het inhoudelijke verslag bij te voegen en
• de financiële verantwoording met een verzoek tot uitbetaling te uploaden.

In verband met ons nieuwe registratiesysteem loopt de verantwoording van projecten die voor 2020 zijn behandeld via  e-mail: postbus@rcoak.nl, graag met vermelding van het projectnummer in de onderwerpregel.

Lees voorafgaand nauwkeurig onze voorwaarden voor uitbetaling door. Specifieke voorwaarden staan in de toekenningsbrief. De algemene voorwaarden zijn ook opgenomen als bijlage onder de toekenning.

Het inhoudelijke verslag geeft aan in hoeverre het project is uitgevoerd conform projectplan op basis waarvan wij u een donatie hebben toegekend. Graag aandacht voor de belangrijkste kerngegevens; activiteiten, bereikte ouderen, betrokken professionals en/of vrijwilligers, publiciteit. Graag ook een impressie van de reacties van de doelgroep.

De financiële verantwoording bestaat uit

• een kosten/baten overzicht ondersteund door nota’s/facturen*;
• het gerealiseerde dekkingsplan.

Het overzicht van inkomsten en uitgaven dient aan te sluiten bij de begroting en dekkingsplan dat bij RCOAK is ingediend. Graag hetzelfde format gebruiken. Ook graag een duidelijke toelichting op eventuele verschillen tussen begroting/dekking en uitgaven/inkomsten voor zover deze nog niet waren doorgegeven.

*Indien beschikbaar is een goedkeurende accountantsverklaring over het project voldoende.

Wij stellen het op prijs als u beeldmateriaal van het project uploadt. U geeft hiermee tegelijkertijd impliciet toestemming om dit materiaal rechtenvrij te gebruiken voor onze publicaties en website.

Als voldaan is aan de voorwaarden wordt het donatiebedrag binnen een maand overgemaakt op het door u opgegeven bankrekeningnummer.

Bij projecten die langer duren dan een jaar zijn tussentijdse uitbetalingen mogelijk op basis van tussentijdse rapportages.

Een voorschot van max. 50% bij aanvang van het project behoort tot de mogelijkheden maar wordt alleen verstrekt indien u schriftelijk aantoont dat het project geen doorgang kan vinden zonder voorschot. Een recent bankafschrift waarop het saldo zichtbaar is, is voldoende mits de volledige financiering van het project gedekt is.

naar uw account